手配中の案件

案件ごとに、次を日付つきで残します。

  • 出発日と行程
  • 航空券・宿泊・現地手配の予約状況（確定か仮予約か）
  • 支払い状況（入金済み、未収）
  • 取消料が発生する期限
  • 顧客に説明済みの内容

取消料の発生時期は特に重要です。期限を過ぎると顧客に費用が発生するため、一覧にして共有してください。

顧客の要望

  • 座席・部屋の希望
  • 食事制限、アレルギー
  • 高齢者や車椅子の利用など、配慮が必要な事項
  • 過去の旅行での経緯（トラブル、要望）

「この方はここを気にする」という情報が、後任がもっとも困る部分です。

団体・法人の案件

  • 担当窓口の担当者と、決裁の流れ
  • 過去の実施内容と、その評価
  • 見積もりの経緯と、価格の考え方
  • 次年度の見込み

学校の修学旅行など、年単位で継続する取引は、経緯の引き継ぎが特に重要です。

取引先との関係

  • 航空会社、ホテル、バス会社、ランドオペレーターの担当者
  • 過去の対応で助けてもらった経緯
  • 料金交渉の履歴

個人の携帯やメールに入っている連絡先を、会社の共有資料に移してください。

トラブル対応中の案件

  • 顧客からの苦情と、その対応状況
  • 現地でのトラブルの経緯
  • 返金・補償の交渉状況

進行中のトラブルを引き継がずに辞めると、後任が経緯を知らないまま対応することになります。

持ち出してはいけないもの

  • 顧客名簿、旅行の申込書
  • 取引先の料金表、契約内容
  • 団体の見積もり、原価

顧客名簿の持ち出しは、不正競争防止法の営業秘密の問題になり得ます。

返却するもの

  • 制服、名札、社員証
  • 会社の携帯電話
  • 名刺（残っている分）
  • 営業所の鍵、カードキー