退職届・辞職願を提出する際、封筒の選び方や書き方にもマナーがあります。教員の場合も基本は一般的なビジネスマナーと同じですが、公立教員特有の注意点もあります。
封筒の選び方
基本ルール
- 色: 白の無地封筒（茶封筒は事務用のため不可）
- サイズ: 長形4号（90mm x 205mm）がB5用紙の三つ折りに適合。長形3号（120mm x 235mm）はA4用紙の三つ折りに適合
- 郵便番号枠: 枠なしが正式。枠ありでも実務上は問題ない
二重封筒か一重封筒か
中身が透けない白封筒であれば一重でも問題ありません。より丁寧にしたい場合は二重封筒を選びましょう。
表書きの書き方
封筒の表面中央に、縦書きで以下のように記載します。
- 退職届の場合：「退職届」
- 辞職願の場合：「辞職願」
公立教員が正式な書式に従う場合は「辞職願」と記載しますが、「退職届」でも受理されます。
裏書きの書き方
封筒の裏面左下に、縦書きで以下を記載します。
- 所属：○○市立○○中学校
- 氏名：山田 太郎
公立教員の場合の所属表記
校種に応じて正式名称を記載します。
| 校種 | 表記例 |
|---|---|
| 小学校 | ○○市立○○小学校 |
| 中学校 | ○○市立○○中学校 |
| 高等学校 | ○○県立○○高等学校 |
| 特別支援学校 | ○○県立○○特別支援学校 |
私立教員の場合
「学校法人○○ ○○高等学校」のように法人名から記載します。
用紙の折り方
退職届の用紙は三つ折りにします。
三つ折りの手順
- 1 用紙の下側3分の1を上に折る
- 2 上側3分の1を下に重ねるように折る
- 3 文面が内側に隠れ、用紙の右上が封筒から最初に出る向きになる
封筒への入れ方
- 1 封筒の裏側（裏書きが見える面）を手前にする
- 2 三つ折りにした用紙の右上が封筒の上部・裏側にくるように入れる
- 3 のりで封をし、「〆」マークを書く（セロハンテープは不可）
提出時のマナー
手渡しの場合
- 校長室で直接手渡しする
- 「お時間をいただきありがとうございます。退職届をお持ちしました」と一言添える
- 封筒の表書きが相手に読める向きで両手で渡す
郵送の場合（休職中など）
退職届を入れた白封筒を、さらに一回り大きい封筒に入れて送ります。
- 外封筒：角形5号など
- 外封筒の表に「親展」と朱書き
- 送付状を同封し、退職届を郵送する旨を記載
- 簡易書留で送付すると到達の証拠になる